Polityka prywatności i cookies
Strona główna » Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES
FIBERAX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Kiedy jako osoba fizyczna kontaktujesz się z nami, korzystasz z naszych usług lub działasz w imieniu naszego kontrahenta lub klienta, lub kiedy otrzymaliśmy Twoje Dane osobowe z innych źródeł (np. z publicznie dostępnych branżowych stron internetowych lub kiedy Twoje dane zostały nam ujawnione jako dane kontaktowe w celu wykonywania umów) zaczynamy przetwarzać Twoje Dane osobowe. Do wszystkich informacji na Twój temat podchodzimy odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami prawa – w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
Poniższa informacja ma na celu wyjaśnienie kim jesteśmy, w jaki sposób pozyskujemy informacje oraz co z nimi robimy w relacjach biznesowych, handlowych, marketingowych oraz w związku z kontaktem z nami. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich Danych osobowych jest Fiberax Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
ul. Puławska 405a lok. 303, 02-801 Warszawa, NIP: 9512571325, REGON: 525646336, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001043360, kapitał zakładowy w wysokości 1 000 000,00 zł (dalej: „Administrator”).
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, którym jest adw. Grzegorz Leśniewski, z którym można kontaktować się poprzez adres e-mail: gdpr@ucloud.eu
Dane osobowe – wszystkie informacje, które przetwarzamy na Twój temat. Są to np. imię, nazwisko,
e-mail itp.;
Przetwarzanie – wszystkie działania, jakie wykonujemy na Twoich Danych osobowych. Są to np. zbieranie, przechowywanie, aktualizowanie, usuwanie;
Kontrahent – konsument, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna, z którą Administrator nawiązuje współpracę biznesową;
Osoba Reprezentująca – członek organu, przedstawiciel lub pełnomocnik Kontrahenta, z którym Administrator zawarł umowę w celu realizacji współpracy;
Osoba Kontaktowa – każda osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami i przedstawicielami lub pełnomocnikami Administratora w celu nawiązania lub realizacji współpracy biznesowej,
w szczególności osobą kontaktową może być pracownik Kontrahenta lub inna osoba wyznaczona przez Kontrahenta, lub działająca w jego imieniu.
Strona internetowa – strona internetowa Administratora dostępna pod adresem https://ucloud.eu/.
Chmura – zorganizowany system teleinformatyczny, składający się w szczególności ze sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz łączy telekomunikacyjnych, służący świadczeniu przez nas usług.
III. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH OSÓB REPREZENTUJĄCYCH LUB OSÓB KONTAKTOWYCH KONTRAHENTA – CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Jeśli jesteś naszym Kontrahentem albo Osobą Reprezentującą, możemy przetwarzać Twoje dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dotyczące wykonywania przez Ciebie umowy, tj. w szczególności imię i nazwisko, nazwę zatrudniającego podmiotu, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, Twoje stanowisko/posiadane uprawnienia, naszą ew. korespondencję. Jeśli jesteś stroną umowy zawartej z nami, będziemy przetwarzać również Twoje dane rejestrowe, czy też dotyczące naszych rozliczeń.
Dane osobowe przetwarzamy w celu prawidłowej realizacji umowy zawartej między nami a Kontrahentem, w tym udokumentowania jej zawarcia i identyfikacji osób uprawnionych do realizacji zadań określonych umową. Jest to niezbędne do zrealizowania prawnie usprawiedliwionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest realizacja umowy z naszym Kontrahentem. Jeśli jako osoba fizyczna jesteś stroną umowy z nami, Twoje Dane osobowe przetwarzane będą przez nas w celu realizacji tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Dodatkowo, w przypadku przetwarzania Twoich Danych osobowych w celu:
- wypełniania obowiązków prawnych administratora (np. podatkowych, księgowych), podstawą przetwarzania Twoich danych będzie realizacja obowiązków prawnych nałożonych na administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- statystycznym, analitycznym i marketingowym, podstawą prawną ich przetwarzania jest w takich wypadkach uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych prawnie uzasadniony interes wynika z faktu udzielonej przez Ciebie zgody na kontakt w celach marketingowych określonym kanałem komunikacji;
- dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami, podstawą przetwarzania Twoich danych będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Twoje dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub od Twojego pracodawcy/podmiotu, którego jesteś Osobą Reprezentującą. Ujawnienie Danych osobowych jest dobrowolne, ale ich podanie stanowi warunek umożliwiający zawarcie umowy lub dopuszczenie Ciebie do realizacji zadań określonych umową (ich niepodanie uniemożliwi naszą współpracę).
Informacje o odbiorcach Twoich Danych osobowych, zostały szczegółowo opisane w punkcie IX poniżej.
Prawa jakie Ci przysługują w związku z przetwarzaniem Twoich Danych osobowych zostały szczegółowo opisane w punkcie XI poniżej.
IV. RELACJE BIZNESOWE – CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Zakres danych, jakie przetwarzamy, zależy od tego, jakie informacje podasz nam Ty lub np. Twój pracodawca, od wybranej przez Was formy kontaktu z nami oraz od tego, jakie informacje są niezbędne w związku z naszą relacją – obejmuje on przede wszystkim treść dokumentów, a także zawartość naszej korespondencji/ komunikacji oraz ewentualnie inne informacje, które pozyskaliśmy z powszechnie dostępnych źródeł, związane z naszą relacją biznesową (np. portale branżowe).
Są to w szczególności:
- dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko;
- dane teleadresowe, w tym adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane kontaktowe.
W przypadku korzystania z naszej infolinii, komunikatorów elektronicznych czy maili, będziemy przetwarzać dane identyfikujące Cię (odpowiednio np. numer telefonu, adres e-mail, nr IP), metadane dotyczące komunikacji (np. data kontaktu, czas trwania rozmowy) oraz treść naszej komunikacji (np. historia rozmowy na czacie, treść maila, zapis rozmowy telefonicznej, jeśli zostaniesz o tym uprzednio poinformowany). Powyższe informacje przetwarzamy w celu udzielenia Ci odpowiedzi na zapytania, usprawniania naszej komunikacji, poprawy jakości obsługi klienta, a także w celu marketingu naszych usług i zawarcia z Tobą odpowiedniej umowy.
Podstawa prawna dla tych działań zależy od kontekstu komunikacji. Jeśli są to ogólne zapytania lub rozmowy, podstawą będzie nasz „prawnie uzasadniony interes” jako Administratora (wynika z celów wskazanych powyżej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Natomiast jeśli zapytanie zmierza do zawarcia umowy lub pozostaje w związku z umową już zawartą inną, podstawą prawną będzie „podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy” lub niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Niektóre Twoje dane mogliśmy otrzymać od Ciebie podczas konferencji lub wydarzenia branżowego, w którym brali udział nasi przedstawiciele lub od organizatora takiego eventu. W takim przypadku dane z wizytówki, zapytania, czy z listy uczestników są przetwarzane w naszej bazie w celu przesłania Ci informacji, które były dla Ciebie interesujące, odpowiedzi na zapytanie i prowadzenia przyszłej korespondencji / kontaktu w tej sprawie, lub w celu wysłania podziękowania za spotkanie lub udział w wydarzeniu. W takich przypadkach podstawą prawną naszego działania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Niezależnie od powyższego, Twoje Dane osobowe tj. przede wszystkim imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub ew. adres e-mail, mogą być przez nas wykorzystane by wysłać Ci okazjonalną korespondencję (np. pozdrowienia świąteczne) lub by kontaktować się z Tobą w sprawie promocji produktów lub usług Administratora. Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na podtrzymywaniu naszej relacji, budowaniu pozytywnego wizerunku Administratora oraz marketingu jego produktów lub usług.
Dodatkowo, w przypadku przetwarzania Twoich Danych osobowych w celu:
- obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń, podstawą przetwarzania Twoich Danych osobowych w tym celu będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- wypełniania obowiązków prawnych administratora (np. podatkowych, księgowych), podstawą przetwarzania Twoich Danych osobowych w tym celu, będzie realizacja obowiązków prawnych nałożonych na administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
W każdym wypadku informacje handlowe na adresy elektroniczne (e-mail/telefon) wysyłamy wyłącznie, jeśli wyrazisz na to uprzednią zgodę.
Dane gromadzone wyłącznie w związku z bieżącym kontaktem, jeżeli nie jesteś naszym Kontrahentem, przechowujemy w zależności od kategorii poszczególnych informacji: przez okres 2 lat (bardziej szczegółowe zapytania i konwersacje, mogące mieć znaczenie dla naszego kontaktu w przyszłości), do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń.
Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do celów związanych z naszą współpracą, np. do zawarcia lub wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie czy prowadzenia korespondencji. To oznacza, że ich niepodanie może w niektórych sytuacjach skutkować odmową nawiązania współpracy przez Administratora lub podjęciem przez niego kroków prawnych w celu rozwiązania ewentualnej umowy.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przypominamy, że w każdej chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Natomiast w przypadku przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, masz prawo do sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu.
Informacje o odbiorcach Twoich Danych osobowych, zostały szczegółowo opisane w punkcie IX poniżej.
Prawa jakie Ci przysługują w związku z przetwarzaniem Twoich Danych osobowych zostały szczegółowo opisane w punkcie XI poniżej.
V.KORZYSTANIE Z NASZYCH USŁUG – CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Gdy już korzystasz z naszych usług, poza danymi które mogliśmy przetwarzać zgodnie z cz. III i IV powyżej, przetwarzamy także informacje związane ze świadczeniem przez nas usług, takie jak dane o zużyciu, sposobie korzystania z usług oraz przebiegu realizacji umowy, a także Twoją ew. komunikację z nami. Celem, jak również podstawą prawną ich przetwarzania jest prawidłowa realizacja zawartej Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – np. dostosowywanie parametrów infrastruktury, generowanie rozliczeń. Zakres danych, które możemy przetwarzać, poza RODO wynika także w szczególności z art. 18 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Niezależnie, możemy analizować także informacje o ruchu do/z Twoich wirtualnych maszyn jakie Ci udostępniamy, w celu zapewnienia bezpieczeństwa Chmury i zapobieganiu nadużyciom. W takim wypadku podstawą prawną naszego działania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Część informacji przetwarzamy w celu wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa – ma to zastosowanie głównie do danych dotyczących naszych rozliczeń (regulacje podatkowe; art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Co do zasady nie analizujemy i nie przeglądamy treści, które przechowujesz na naszych serwerach. Ponadto, działania takie będą dla nas niemożliwe, jeśli odpowiednio szyfrujesz dane.
Informacje o odbiorcach Twoich Danych osobowych, zostały szczegółowo opisane w punkcie IX poniżej.
Prawa jakie Ci przysługują w związku z przetwarzaniem Twoich Danych osobowych zostały szczegółowo opisane w punkcie XI poniżej.
VI. PRZETWARZANIE DANYCH KANDYDATÓW DO PRACY – CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Jeśli chcesz zatrudnić się u nas, zakres Danych osobowych jakie przetwarzamy zależy od tego, jakie informacje podajesz w swojej aplikacji – obejmuje treść dokumentów, informację o sposobie ich złożenia, a także zawartość naszej ewentualnej dalszej komunikacji i wniosków z postępowania rekrutacyjnego.
Pamiętaj, że w przypadku, gdy stanowisko, na które aplikujesz, wiąże się z zawarciem umowy o pracę, mamy prawo wymagać od Ciebie podania danych wymienionych w art. 221 Kodeksu pracy, a także udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia tj.:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- innych danych, jeżeli są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Zaniechanie podania ww. danych może doprowadzić do niemożności dokonania oceny Twojej kandydatury, a w konsekwencji do odmowy udziału w procesie rekrutacyjnym lub zatrudnienia. Natomiast w zakresie wykraczającym poza katalog wynikający z Kodeksu pracy, dane podawane są przez Ciebie dobrowolnie, co oznacza, że odmowa wyrażenia zgody na ich przetwarzanie nie będzie pociągać za sobą negatywnych konsekwencji.
W przypadku rekrutacji na stanowisko, gdy podstawą współpracy między nami będzie umowa o pracę, podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych osobowych będzie:
- w zakresie kategorii danych wymaganych przez art. 22¹ § 1, 2 i 4 Kodeksu pracy, wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na nas w związku z realizacją procesu rekrutacji (6 ust. 1 lit. c RODO) oraz podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- w zakresie innych danych – Twoja zgoda wyrażona poprzez zamieszczenia w Twojej aplikacji Danych osobowych w szerszym zakresie nie wymagane przez przepisy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
W przypadku rekrutacji na stanowisko, gdy podstawą współpracy będzie umowa cywilnoprawna (np. zlecenia lub B2B) – podstawą prawną przetwarzania Twoich danych będzie podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W każdym przypadku naszym celem przetwarzania jest:
- ocena Twojej kandydatury pod kątem wymagań na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę, w ramach którego przesłałeś swoje zgłoszenie rekrutacyjne lub odpowiednio przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska;
- jeżeli spełniasz wymagania dla stanowiska – złożenie Ci oferty współpracy i doprowadzenie do zawarcia umowy;
- wykazanie zgodności postępowania rekrutacyjnego z przepisami prawa.
Twoje dane możemy przetwarzać także w celach statystycznych lub w związku z obroną przed roszczeniami. W takim przypadku podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jeżeli wyraziłeś zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich Danych osobowych będzie Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przypominamy, że w każdej chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego już dokonano na tej podstawie. Odmowa udzielenia zgody lub jej wycofanie, nie może stanowić podstawy niekorzystnego traktowania, a także nie będzie powodowało jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
Jeżeli przetwarzamy Twoje Dane osobowe w związku z pojedynczą rekrutacją, zostaną one usunięte najpóźniej po 6 miesiącach od zakończenia procesu rekrutacyjnego rozumianego jako zawarcie umowy z innym kandydatem. Czas ten pozwala na zrealizowanie okresu próbnego i potwierdzenie, że dane stanowisko faktycznie zostało skutecznie zajęte.
Dane przetwarzane na podstawie zgody na przyszłe rekrutacje przetwarzamy do ewentualnego jej cofnięcia lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona (tj. zatrudnienia Cię), jednak nie dłużej niż 2 lata od udzielenia zgody przez Ciebie.
Powyższe okresy mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ewentualnych roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.
Informacje o odbiorcach Twoich Danych osobowych, zostały szczegółowo opisane w punkcie IX poniżej.
Prawa jakie Ci przysługują w związku z przetwarzaniem Twoich Danych osobowych zostały szczegółowo opisane w punkcie XI poniżej.
VII. PRZETWARZANIE DANYCH PRACOWNIKÓW ORAZ WSPÓŁPRACOWNIKÓW –
CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Jeżeli jesteś członkiem naszego zespołu, bez względu na podstawę prawną naszej współpracy, przetwarzamy Twoje Dane osobowe.
Zakres Danych osobowych jakie przetwarzamy zależy od tego, jaka jest podstawa prawna naszej współpracy (np. umowa o pracę czy też inna umowa cywilnoprawna), a także jakie informacje podałeś/podałaś nam w związku z zawarciem umowy oraz w okresie jej obowiązywania – obejmuje przede wszystkim treść dokumentów, a także zawartość naszej ewentualnej komunikacji.
W przypadku, gdy podstawą naszej współpracy jest umowa o pracę, przetwarzamy przede wszystkim Dane osobowe wskazane w art. 221 § 1 i 3 Kodeksu pracy, zgromadzone na etapie rekrutacji oraz zatrudnienia tj.:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- dane dotyczące wykształcenia,
- dane dotyczące kwalifikacji zawodowych,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne Dane osobowe, w tym także Dane osobowe Twoich dzieci i innych członków najbliższej rodziny – w przypadku, gdy podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez Ciebie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numer rachunku płatniczego, jeżeli nie złożyłaś/eś wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Co do zasady możemy przetwarzać również inne Dane osobowe, jeżeli są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, wyraziłeś/wyraziłaś na to zgodę lub mamy w tym uzasadniony interes.
Dodatkowo do zakresu przetwarzanych przez nas Danych osobowych należy zaliczyć informacje wynikające z Twojej umowy o pracę, m.in. stanowisko, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, termin jej rozpoczęcia, a także wynikające z przebiegu zatrudnienia, a dotyczące m.in. terminu i okresu wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, chorobowego, wypadków przy pracy, dodatkowych świadczeń czy oceny Twojej pracy. W celu umożliwienia Ci skorzystania z przysługujących Ci uprawnień związanych z Twoją sytuacją życiową lub rodzinną (np. wypłata wynagrodzenia chorobowego itp.) oraz w celu zrealizowania ciążących na nas obowiązków ustawowych, możemy przetwarzać Twoje Dane osobowe „wrażliwe”, które udostępniłeś/udostępniłaś nam w związku z tym uprawnieniem.
Jeżeli podstawą naszej współpracy jest inna umowa cywilnoprawna np. zlecenie, o dzieło czy też o świadczenie usług w relacji B2B, co do zasady, w praktyce zakres pobieranych przez nas danych jest analogiczny do powyższego, odpowiednio dostosowany w zależności od treści łączącego nas stosunku współpracy oraz przewidzianych obowiązków stron (w każdym przypadku pobieramy jednak dane wyłącznie niezbędne do tego, aby prawidłowo wykonywać i rozliczać zawartą umowę).
W przypadku gdy podstawą naszej współpracy jest umowa o pracę, podanie przez Ciebie Danych osobowych wymaganych przepisami Kodeksu pracy oraz innych danych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa jest konieczne w celu jej zawarcia i legalnego wykonywania. Podanie przez Ciebie innych Danych osobowych (niewymaganych przez przepisy prawa) bądź gdy łączy nas inna umowa cywilnoprawna jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do celów związanych z naszą współpracą.
Powyższe oznacza, że niepodanie ww. danych może stanowić podstawę do odmowy nawiązania współpracy przez nas bądź do podjęcia przez nas kroków w celu rozwiązania umowy, bądź odmowy przyznania Ci określonych świadczeń.
W każdym przypadku, gdy podstawą przetwarzania Twoich Danych osobowych przez nas jest lub może być Twoja zgoda, jej brak lub wycofanie nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania, a także nie będzie powodował wobec Ciebie jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez nas.
Twoje Dane osobowe przetwarzamy dla potrzeb niezbędnych do realizacji zatrudnienia (zarządzania stosunkiem pracy lub innym rodzajem nawiązanej współpracy), tj. przede wszystkim w celu organizacji pracy i wyjazdów służbowych, wypłaty wynagrodzenia, zapewnienia Ci możliwości korzystania ze szczególnych uprawnień i benefitów, spełnienia wymogów prawnych, w tym związanych z rozliczeniami podatkowymi i wynikających z przepisów o ubezpieczeniach społecznych oraz spełnienia innych wymogów nałożonych wewnętrznymi regulacjami w związku z zatrudnieniem.
Podstawą prawną dla przetwarzania Twoich Danych osobowych jest przede wszystkim:
- łącząca nas umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz
- realizacja ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w odniesieniu do Danych osobowych, których gromadzenie i przechowywanie jest wymagane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, np. podatkowe, rachunkowe, w zakresie prowadzenia akt osobowych czy też obowiązków płatniczych względem ZUS, w szczególności Kodeksu pracy (chyba, że podstawą naszej współpracy jest inna umowa, niż umowa o pracę), aktów wykonawczych, ustaw podatkowych i dotyczących ubezpieczeń społecznych (w przypadku danych „wrażliwych” w tym kontekście podstawą przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez nas lub przez Ciebie (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).
Niekiedy możemy przetwarzać Dane osobowe wykraczające poza katalog wskazany powyżej, np. Twój wizerunek, jeżeli dobrowolnie udostępniłeś je w trakcie i w związku z naszą współpracą. W takim wypadku podstawą prawną ich przetwarzania może być Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku Danych osobowych „wrażliwych” – art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub nasz uzasadniony interes (np. usprawnienie procesu zarządzania i wewnętrznej komunikacji) – art. 6 ust 1 lit. f RODO.
Zgoda może stanowić podstawę przetwarzania Twoich Danych osobowych udostępnianych przez Ciebie na nasz wniosek lub przekazanych przez Ciebie z własnej inicjatywy. W przypadku Danych osobowych „wrażliwych” zgoda może dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy przekazanie tych danych następuje z Twojej inicjatywy.
Wyrażone zgody możesz wycofać w dowolnym momencie – nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonamy przed ich wycofaniem.
Twoje Dane osobowe będziemy przetwarzać również w celu związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów pomiędzy nami, w celach statystycznych, analitycznych, w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracy, w tym osób i mienia, lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić nas na szkodę, lub w naszych celach marketingowych (np. w celu wysłania kartki z życzeniami świątecznymi) – podstawą prawną ich przetwarzania jest w takich wypadkach uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Określone kategorie Twoich Danych osobowych będziemy co do zasady przetwarzać przez okres:
- zatrudnienia,
- do czasu wycofania zgody (w zakresie przetwarzania, które odbywa się na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody) lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona,
- skutecznego wniesienia sprzeciwu (w przypadku danych, których podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes),
chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych (w szczególności do archiwizacji dokumentów) lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego (w każdym przypadku zastosowanie znajduje dłuższy właściwy okres przetwarzania).
W szczególności w przypadku, gdy podstawą naszej współpracy jest:
- umowa o pracę – możemy przetwarzać Twoje Dane osobowe, zawarte w dokumentacji pracowniczej, maksymalnie przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł;
- inna umowa cywilnoprawna, w tym B2B – przetwarzamy Twoje Dane osobowe przez okres jej trwania oraz zwykle przez okres ok. 7 lat od rozwiązania/wygaśnięcia umowy, co wynika z regulacji podatkowych / rachunkowych;
- umowa o pracę, umowa zlecenia lub inna umowa o świadczenie usług (z wyjątkiem B2B) – okres przechowywania Danych osobowych wynikających z listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty może wynosić ok. 10 lat od zakończenia współpracy, zgodnie ze szczegółowymi przepisami prawa.
Powyższe okresy mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ewentualnych roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia.
Informacje o odbiorcach Twoich Danych osobowych, zostały szczegółowo opisane w punkcie IX poniżej.
Prawa jakie Ci przysługują w związku z przetwarzaniem Twoich Danych osobowych zostały szczegółowo opisane w punkcie XI poniżej.
VIII. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Co do zasady, jeżeli nie wskazaliśmy inaczej, dane przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu będą przetwarzane do momentu wniesienia sprzeciwu lub zrealizowania celu, dla którego były przetwarzane.
Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przetwarzamy do ewentualnego cofnięcia przez Ciebie zgody lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona.
Dane związane z realizacją różnych umowy, w tym dane Osób Reprezentujących i Kontaktowych przechowujemy przez okres trwania umowy oraz zwykle przez okres do 7 lat po jej zakończeniu, co wynika z regulacji podatkowych oraz okresu przedawnienia niektórych roszczeń.
Okresy te mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ew. roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.
IX KTO FAKTYCZNIE MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Do Twoich Danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie:
- odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Administrator, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których Administrator uzyskała dane;
- podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia Danych osobowych do przetwarzania, takie jak platformy do e-mail marketingu, dostawcy usług teleinformatycznych lub narzędzi służących do nawiązywania kontaktu (komunikatory);
- dostawcy usług prawnych, doradczych, księgowych i podatkowych;
- dostawcy usług audytowych;
- operatorzy pocztowi i kurierzy;
- podmioty świadczące usługi archiwizacji;
- podmioty, z usług których możesz korzystać przy okazji korzystania z naszych usług, tj. podmioty obsługujące płatności;
- spółki powiązane kapitałowe z Administratorem, np. w związku ze wsparciem organizacyjnym w zakresie wykorzystywanych narzędzi lub świadczeniem na naszą rzecz określone usług.
Wszystkie te podmioty mają dostęp tylko do tych informacji, które są im niezbędne do wykonania określonych działań.
Fiberax może być także zobowiązany do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej (np. organom ścigania, sądom, urzędom skarbowym), na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie, jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.
Czasami, niektóre z podmiotów dostarczających nam rozwiązania mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W każdym przypadku przekazania danych poza EOG, stosujemy wymagane zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule ochrony danych przyjęte na mocy decyzji Komisji Europejskiej. Dodatkowo w celu ochrony danych osobowych, zarówno podczas ich przesyłania, jak i po ich otrzymaniu, stosujemy ogólnie przyjęte standardy spełniające wymogi RODO. Masz prawo uzyskać kopię stosowanych przez nas zabezpieczeń dotyczących transferu danych osobowych do państwa trzeciego, kontaktując się z nami na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu.
X. CZYM SĄ PLIKI „COOKIES” I INNE PODOBNE TECHNOLOGIE? W JAKI SPOSÓB I W JAKIM CELU JE WYKORZYSTUJEMY?
Pliki „cookies” to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie Twojego urządzenia (zazwyczaj na twardym dysku komputera). Przechowuje się w nim informacje, które możemy potrzebować, aby dostosować się do sposobu korzystania przez Ciebie z naszej strony internetowej i aby zbierać dane statystyczne.
Podczas Twojej wizyty na naszej stronie internetowej mamy możliwość gromadzenia danych dotyczących nazwy domeny dostawcy usług internetowych, typu przeglądarki, typu systemu operacyjnego, adresu IP, odwiedzanych przez Ciebie stron internetowych, elementów, które pobierałeś, a także danych eksploatacyjnych lub informacji o lokalizacji urządzenia, z którego korzystasz.
Zapewniamy, że wszystkie otrzymywane w ten sposób informacje, są przez nas wykorzystywane jedynie w celach wskazanych w tej polityce i w żadnym wypadku nie są szkodliwe ani dla Ciebie ani dla urządzenia, z którego korzystasz, ponieważ nie wprowadzają w nim jakichkolwiek zmian konfiguracyjnych.
Oczywiście możesz zmienić sposób korzystania z plików cookies, w tym całkowicie je zablokować bądź usunąć za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Musisz jednak pamiętać, że tego typu operacje mogą uniemożliwić albo istotnie utrudnić prawidłowe działanie naszej Strony internetowej, chociażby poprzez znaczące spowolnienie jego funkcjonowania, dlatego zalecamy niewyłączanie ich obsługi w przeglądarce.
Informację, która precyzyjnie wyjaśnia naszym Klientom z jakich konkretnie plików cookie korzystamy i do jakich celów, przekazujemy zawsze podczas pierwszej wizyty w naszym Serwisie.
Pliki cookies wykorzystywane na stronie internetowej:
- Niezbędne (techniczne) – obejmują cookies niezbędne do poprawnego działania witryny potrzebne do umożliwienia działania funkcjonalności witryny, jednak ich działanie nie ma nic wspólnego z śledzeniem użytkownika;
- Analityczne – wykorzystywane do analizowania zachowań użytkowników w ramach strony, w celach statystycznych i analitycznych (ulepszanie działanie witryny). Te pliki cookie pomagają dostarczać informacje o metrykach liczby odwiedzających, współczynniku odrzuceń, źródle ruchu itp.
Aby zobaczyć szczegółowy opis cookies, z jakich korzystamy (w tym dostawcę, rodzaj pliku i cel korzystania z niego), kliknij pole „Dostosuj” na belce cookies dostępnej po wejściu na Stronę internetową lub przycisk „Zarządzaj cookies” dostępny z poziomu każdej podstrony naszej Strony internetowej.
Pliki cookies podmiotów trzecich
Możemy też współpracować z innymi firmami w zakresie prowadzonej przez nie działalności analitycznej. Na potrzeby tej współpracy na Twoim urządzeniu mogą zostać zapisane również pliki cookies pochodzące od tych podmiotów. Są to tzw. third party cookies – czyli pliki cookies podmiotów trzecich.
Ww. podmioty, w związku ze stosowaniem w ramach naszej Strony internetowej własnych plików cookies, mogą stać się administratorami Twoich Danych Osobowych.
Możemy korzystać z następujących podmiotów lub usług podmiotów, które stosują w Serwisie pliki cookie. Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych przez naszych partnerów, można znaleźć w polityce prywatności danego partnera.
- Google Tag Manager, https://www.google.com/analytics/terms/tag-manager/,
- Google Analytics, https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=pl,
- Meta Platforms, Inc., https://www.meta.com/pl/legal/privacy-policy/
Zarządzanie plikami cookie
W każdej chwili możesz zmienić sposób korzystania z plików cookies zarządzając wyrażonymi zgodami w ramach ustawień prywatności na naszej Stronie internetowej lub w ramach funkcji przeglądarki. W tym celu należy zmienić ustawienia prywatności w ramach naszej Strony internetowej lub w ramach przeglądarki. W szczególności możesz wycofać wcześniej wyrażoną zgodę – nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem działań, których dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Wycofanie zgody na zbieranie plików cookies z poziomu naszej Strony internetowej, możliwe jest za pośrednictwem platformy zarządzania zgodą cookies. Baner cookie możesz wyświetlić poprzez kliknięcie w przycisk „Zarządzaj cookies” dostępny w stopce każdej podstrony naszej Strony internetowej.
Po wyświetleniu bannera, możesz wycofać zgodę na wszystkie pliki cookie inne niż niezbędne, poprzez kliknięcie przycisku „Odrzuć”. Aby dostosować (zarządzać zgodami) na wybrane kategorie plików cookie, należy przesunąć suwak przy wybranej kategorii plików cookies i wcisnąć przycisk „Zapisz moje preferencje”.
Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookies możliwe jest także przy pomocy ustawień przeglądarki. Producenci przeglądarek udostępniają strony pomocy opisujące, w jaki sposób możesz zarządzać plikami cookie w ich produktach. Więcej informacji możesz znaleźć pod linkami poniżej:
W przypadku innych przeglądarek należy zapoznać się z dokumentacją udostępnianą przez producenta przeglądarki.
Informację na temat ustawień prywatności w ramach wykorzystywanej przez Ciebie przeglądarki możesz również uzyskać za pomocą narzędzia: http://www.youronlinechoices.com/pl/twojewybory
XI. JAKIE MASZ PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM PRZEZ ADMINISTRATOR TWOICH DANYCH OSOBOWYCH I W JAKI SPOSÓB MOŻESZ JE ZREALIZOWAĆ?
Pamiętaj, że instrukcje dotyczące sposobu / formy kontaktu z nami podane poniżej stanowią jedynie zalecenie, a nie wymóg.
Dostęp do Danych osobowych
Zawsze możesz zwrócić się do nas o dostęp do Twoich Danych osobowych, aby zobaczyć jakie dane na Twój temat przetwarzamy oraz uzyskać szczegółowe informacje nt.
- czy przetwarzamy Twoje Dane osobowe,
- w jakim celu,
- jakie kategorie danych przetwarzamy,
- kto jest ich odbiorcą,
- w miarę możliwości – jaki jest planowany okres ich przechowywania, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
- jeżeli Dane osobowe nie zostały zebrane od Ciebie – wszelkie dostępne informacje o ich źródle.
Dla usprawnienia procesu udzielania informacji, wnioski o dostęp do Danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „dostęp do danych – RODO”.
Prawo do sprostowania Danych osobowych
Jeśli Twoim zdaniem informacje na Twój temat są nieprawidłowe albo niekompletne, masz prawo do żądania sprostowania tych danych, które uważasz za niezgodne z rzeczywistością albo niepełne co do swojego zakresu. Dla usprawnienia procesu sprostowania informacji, wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie prosimy kierować na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „sprostowanie danych – RODO”.
Prawo do usunięcia Danych osobowych
W pewnych sytuacjach RODO przyznaje Ci tzw. prawo do bycia zapomnianym. Do okoliczności uzasadniających skierowanie przez Ciebie tego typu żądania zalicza się:
- brak dalszej niezbędności Danych osobowych do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
- cofnięcie przez Ciebie zgody na przetwarzanie Danych osobowych, gdy nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania;
- wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych, gdy nie występują nadrzędne prawnie i uzasadnione podstawy przetwarzania;
- wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych;
- przetwarzanie Twoich danych niezgodnie z prawem,
- realizacja obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator.
Dla usprawnienia procesu usuwania informacji, wnioski o usunięcie prosimy kierować na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „usunięcie danych – RODO”.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich Danych osobowych w przypadku, gdy:
- kwestionujesz prawidłowość przetwarzanych przez nas Danych osobowych – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych,
- przetwarzanie Twoich Danych osobowych jest niezgodne z prawem, lecz zamiast ich usunięcia wolisz ograniczenie przetwarzania,
- Administrator nie potrzebuje już Twoich Danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Tobie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich Danych osobowych – jedynie do czasu rozstrzygnięcia sporu. Skuteczne wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania spowoduje ograniczenie podejmowanych przez nad działań na określonych przez Ciebie danych oraz w zakresie określonych operacji / celów przetwarzania do niezbędnego minimum – zasadniczo wyłącznie do przechowywania.
Dla usprawnienia procesu ograniczenia przetwarzania informacji, wnioski o ograniczenie prosimy kierować na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „ograniczenie przetwarzania danych – RODO”.
Prawo do przenoszenia danych
Masz prawo do otrzymania Twoich danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego, a także do ich przesłania innemu administratorowi.
Możesz z niego skorzystać, jeżeli:
- przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy oraz
- przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Dla usprawnienia przenoszenia informacji, wnioski o przeniesienie prosimy kierować na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „przeniesienie danych – RODO”.
Prawo do sprzeciwu
W określonych sytuacjach przysługuje Ci prawo sprzeciwu względem danego przetwarzania. Możesz z niego skorzystać:
- wobec przetwarzania Twoich Danych osobowych, które znajduje podstawę prawną w obowiązku wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administrator, w tym profilowania, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
- wobec przetwarzania Twoich Danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administrator lub przez stronę trzecią, w tym profilowania, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
- wobec przetwarzania Twoich Danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim,
- wobec przetwarzania Twoich Danych osobowych do celów statystycznych, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Pamiętaj jednak, że gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje dane objęte sprzeciwem. Jeżeli nie będziesz zgadzać się z taką oceną zaistniałej sytuacji, możesz skorzystać z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego (więcej informacji poniżej).
Dla usprawnienia obsługi sprzeciwu, prosimy kierować je na adres e-mail: gdpr@ucloud.eu, wpisując w tytule „sprzeciw– RODO”.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
W związku z naszym działaniem jako Administratora Twoich Danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Oczywiście jeśli masz uwagi odnośnie tego, jak działamy, zachęcamy Cię w pierwszej kolejności do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych – gdpr@ucloud.eu. Jest to niezależna osoba, która w ramach naszej struktury odpowiada za zapewnienie, że w pełni realizujemy obowiązki związane z przetwarzaniem Danych osobowych. Jeśli gdziekolwiek popełniamy błąd, na pewno podejmie odpowiednie kroki.
Jeśli zechcesz wnieść skargę do organu nadzorczego, listę lokalnych organów odpowiedzialnych za ochronę Danych osobowych w Unii Europejskiej oraz dane kontaktowe znajdziesz na stronie: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en . W Polsce właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych osobowych (PUODO). Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi do PUODO dostępny jest na stronie internetowej prowadzonej przez PUODO pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.
Niniejsza polityka obowiązuje od dnia 31.01.2025 r.